Hvad gør bogholderen, når der er fejl i årsrapporten

En årsrapport skal give et retvisende billede af virksomhedens økonomi – men hvad sker der, hvis den viser sig at indeholde fejl? Fejl i årsrapporten kan skyldes alt fra tastefejl og manglende bilag til forkerte periodiseringer eller momsregistreringer. Heldigvis har bogholderen en vigtig rolle i at opdage, analysere og rette disse fejl, før de får alvorlige konsekvenser. I denne artikel gennemgår vi, hvad bogholderen gør, når der er fejl i årsrapporten, hvordan processen foregår, og hvorfor hurtig handling er afgørende for at bevare tillid og overholde lovkrav.

Hvilke fejl opstår typisk i en årsrapport?

Selv med moderne systemer og dygtige fagfolk kan der ske fejl i årsrapporten. Mange af dem er små og lette at rette – men nogle kan få betydning for virksomhedens troværdighed eller skat.

De mest almindelige fejl bogholderen opdager

1. Forkerte periodiseringer
En klassiker. Udgifter eller indtægter er placeret i det forkerte år. Det giver et skævt billede af resultatet.

2. Manglende eller forkerte bilag
Et bilag, der mangler, kan betyde, at udgifter eller indtægter ikke er medregnet korrekt. Det påvirker både moms og skat.

3. Fejl i afskrivninger
Afskrivninger på aktiver som maskiner og inventar beregnes forkert eller helt glemmes.

4. Forkert momsafregning
Hvis bogføringen ikke er afstemt korrekt inden årsafslutning, kan momsen blive indberettet forkert.

5. Fejl i egenkapital og saldoer
En typisk fejl er, at overførsel af tidligere års resultat mangler, eller at konti ikke stemmer overens.

6. Fejl i noteoplysninger
Årsrapporten indeholder ofte noter om lån, tilgodehavender og eventualforpligtelser – her sker mange tastefejl.

7. Uoverensstemmelse mellem bogføring og årsrapport
Hvis årsrapporten ikke opdateres efter seneste ændringer i bogføringen, opstår uoverensstemmelser.

Sådan håndterer bogholderen fejl i årsrapporten

Når bogholderen opdager fejl, handler det om hurtig og systematisk korrektion. Målet er at finde årsagen, rette fejlen og sikre, at den ikke gentager sig.

1. Fejlen identificeres

Bogholderen opdager typisk fejlen gennem:

• Afstemning af konti (bank, kreditorer, debitorer, moms)

• Gennemgang af rapporter og nøgletal

• Sammenligning af årsrapporten med bogføringen

• Revisors bemærkninger

Eksempel: Bankkontoen i årsrapporten stemmer ikke med saldoen i bogføringen.

2. Årsagen findes

Bogholderen analyserer, hvor fejlen opstod:

• Er det en bogføringsfejl, periodiseringsfejl eller systemfejl?

• Stammer den fra tidligere år?

• Har den skattemæssige konsekvenser?

Dette trin er vigtigt, fordi det afgør, hvordan fejlen skal rettes.

3. Fejlen rettes i bogføringen

Når årsagen er klarlagt, bogfører bogholderen de nødvendige rettelser:

• Efterposteringer (korrigerende posteringer i regnskabet)

• Reguleringer af afskrivninger, moms eller saldoer

• Tilføjelse eller udskiftning af bilag

Hvis årsrapporten endnu ikke er indsendt, kan rettelserne foretages direkte i kladden.

4. Rapporten opdateres

Bogholderen sørger for, at årsrapporten opdateres, så tallene afspejler den nye, korrekte bogføring.
Det kan betyde nye tal i:

• Resultatopgørelse

• Balance

• Egenkapital

• Noter

5. Dokumentation af rettelser

Alle ændringer dokumenteres – både i bogføringssystemet og i årsrapportmappen.
Dette er vigtigt for:

• Revisorens gennemgang

• Eventuel kontrol fra Erhvervsstyrelsen

• Fremtidig reference

6. Kommunikation med revisor og virksomhedsejer

Bogholderen orienterer både revisor og ejer om rettelserne. Hvis fejlen påvirker skat, indberettes ændringen rettidigt.

7. Forebyggelse

Efter rettelsen analyserer bogholderen, hvordan fejlen kan undgås fremover – fx ved nye rutiner, tjeklister eller automatisk kontrol.

Hvad sker der, hvis fejlen allerede er indsendt til Erhvervsstyrelsen?

Hvis årsrapporten allerede er indsendt – og fejlen opdages bagefter – er det stadig muligt at rette den. Processen afhænger af, hvor alvorlig fejlen er.

1. Små fejl uden betydning

Små tastefejl eller ubetydelige afrundinger kræver sjældent korrektion.
Bogholderen dokumenterer blot fejlen internt, så den ikke gentages næste år.

2. Betydelige fejl

Hvis fejlen har væsentlig indflydelse på regnskabet – fx forkert resultat, egenkapital eller skat – skal der laves en rettet årsrapport.

Bogholderen gør følgende:

• Informerer revisor og virksomhedsejer

• Udarbejder korrigeret årsrapport

• Indsender rettet version til Erhvervsstyrelsen med note om ændringen

Den rettede årsrapport skal tydeligt markeres som “korrigeret”, og årsagen skal beskrives i noterne.

3. Skattemæssige konsekvenser

Hvis fejlen påvirker skat, skal der indsendes en korrektion til Skattestyrelsen. Bogholderen beregner den skattemæssige effekt og indberetter ændringen.

4. Kommunikation og transparens

Det vigtigste ved fejl i årsrapporten er åbenhed. En bogholder, der handler hurtigt og korrekt, beskytter virksomhedens troværdighed.
Det er langt bedre at erkende og rette en fejl end at lade den stå – Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen ser positivt på ærlige korrektioner.

5. Forebyggelse til næste år

Efter en rettelse gennemgår bogholderen årsafslutningsproceduren. Ofte indføres:

• Ekstra afstemninger

• Tjeklister ved årsafslutning

• Dobbeltkontrol af bilag og moms

Resultatet er et stærkere regnskab det kommende år.

Fejl i årsrapporten kan ske for enhver virksomhed – men med en kompetent bogholder bliver de opdaget og rettet i tide. En god bogholder ser ikke fejl som problemer, men som muligheder for at forbedre processer og styrke regnskabets kvalitet. Korrekte tal giver troværdighed, overblik og tryghed – både for virksomheden og dens samarbejdspartnere.