Sådan hjælper bogholder med at rette fejl i momsangivelsen

Fejl i momsangivelsen sker oftere, end man tror – og de kan få store konsekvenser, hvis de ikke opdages og rettes korrekt. Heldigvis kan en dygtig bogholder både finde fejlen, forstå årsagen og sørge for, at den bliver rettet på en måde, som SKAT accepterer. En rettelse handler ikke kun om at ændre tal – det handler om at dokumentere, forklare og undgå, at fejlen gentager sig. I denne artikel ser vi på, hvordan bogholderen hjælper med at rette fejl i momsangivelsen, hvilke typiske fejl der opstår, og hvordan du håndterer processen trygt og professionelt.

Typiske fejl i momsangivelser – og hvorfor de opstår

Moms er et af de mest komplekse områder i bogholderiet. Små fejl kan hurtigt føre til forkerte angivelser, og det kan få økonomiske konsekvenser i form af efterbetalinger, renter og i værste fald bøder. De fleste fejl sker dog ikke med vilje – de skyldes travlhed, misforståelser eller systemfejl.

1. Manglende bilag eller forkert momsbehandling

En klassiker er, at virksomheden ikke får alle bilag med. Hvis en leverandørfaktura mangler, bliver købsmomsen for lav. Omvendt kan der ske fejl, hvor moms fratrækkes på udgifter uden fradragsret, fx repræsentation, gaver eller visse typer transport.

Bogholderen opdager ofte disse fejl ved gennemgang af konti eller under en momsafstemning.

2. Fejl i periodisering

En anden hyppig årsag er, at fakturaer bliver bogført i den forkerte momsperiode.
Eksempel: En faktura fra marts bliver først bogført i april. Det betyder, at momsangivelsen for marts er for lav, mens april er for høj. Disse fejl påvirker ikke kun momsafregningen, men også virksomhedens likviditet og overblik.

3. Forkert håndtering af EU-handel

EU-handel er et område, hvor mange virksomheder laver fejl. Det gælder fx:

• Manglende angivelse af EU-salg i rubrik A eller B

• Forkert anvendelse af omvendt betalingspligt

• Manglende kontrol af gyldige VAT-numre

En bogholder med styr på de regler sikrer, at virksomheden ikke ender i unødige konflikter med SKAT.

4. Tekniske fejl og systemændringer

Ved skift af regnskabssystem eller integrationer til e-conomic, Dinero eller lignende, kan opsætningsfejl føre til forkert momsregistrering. Det kan fx være konti, der ikke er tilknyttet de rigtige momskoder.

Disse fejl kan være svære at opdage uden en grundig gennemgang – og her kommer bogholderens tekniske indsigt i spil.

5. Ujævne afstemninger

Momsafstemningen skal laves hver gang en momsperiode afsluttes. Hvis bogholderen ikke afstemmer løbende, kan små fejl akkumulere over tid. En månedlig eller kvartalsvis gennemgang er derfor afgørende for at fange fejl, inden de bliver til et problem.

Kort sagt: Momsfejl opstår, når overblik og kontrol glipper. En god bogholder er virksomhedens bedste forsikring mod netop det.

Sådan håndterer bogholderen rettelsen trin for trin

Når fejlen først er opdaget, handler det om at rette den korrekt og dokumenteret. SKAT stiller krav til, hvordan en momsangivelse kan ændres, og i mange tilfælde kræver det en efterangivelse.

Her er den proces, en bogholder typisk følger:

1. Identificér fejlen

Det første skridt er at forstå hvor og hvorfor fejlen er opstået. Bogholderen sammenligner kontosaldi, afstemmer mod momsangivelsen og kontrollerer, hvilke posteringer der er påvirket.

Et praktisk værktøj er at bruge et momsafstemningsark, hvor alle momskonti gennemgås for afvigelser.

2. Dokumentér fejlen

SKAT kræver, at virksomheden kan dokumentere, hvad der er rettet – og hvorfor.
Bogholderen samler derfor bilag, kontoudtog og en kort redegørelse for fejlen.
En tydelig dokumentation viser, at virksomheden har styr på tingene, selvom der er sket en fejl.

3. Vurder rettelsesmetoden

Fejl kan rettes på to måder afhængigt af situationen:

• Ved næste momsangivelse: Hvis fejlen er mindre (fx under 5.000 kr.), kan den ofte rettes i den kommende periode.

• Ved efterangivelse: Hvis fejlen er væsentlig eller vedrører et tidligere år, skal der laves en efterangivelse i TastSelv Erhverv.

Bogholderen vurderer, hvilken løsning der er korrekt ud fra reglerne og størrelsen på fejlen.

4. Indsend rettelsen

Når rettelsen er klar, hjælper bogholderen virksomheden med at indsende ændringen via TastSelv Erhverv.
Her skal der vælges, hvilken periode rettelsen vedrører, og angives de korrekte beløb for købsmoms og salgsmoms.

Efter indsendelsen bør bogholderen gemme:

• Kvittering fra TastSelv

• Opgørelse over ændringen

• Redegørelsen for fejlen

5. Kommunikation med SKAT

I enkelte tilfælde kontakter SKAT virksomheden for at få yderligere oplysninger. Her kan bogholderen tage dialogen, forklare rettelsen og dokumentere, at sagen er håndteret korrekt.
En professionel og åben kommunikation kan ofte afværge unødige sanktioner.

6. Opfølgning og læring

Når fejlen er rettet, evaluerer bogholderen, hvad der gik galt – og hvordan det kan undgås fremover.
Det kan føre til:

• Nye procedurer for bilagshåndtering

• Bedre momsopsætning i regnskabssystemet

• Løbende intern kontrol

Momsrettelser skal ses som en læringsmulighed, ikke som et nederlag. Den bogholder, der tager ansvar og systematiserer læringen, hjælper virksomheden med at blive mere robust.

Forebyggelse: hvordan undgår du momsfejl fremover

Når fejlen først er rettet, er næste skridt at forhindre, at det sker igen. Det kræver struktur, systematik og samarbejde mellem bogholder og virksomhed.

1. Faste rutiner for bilag og afstemning

Sørg for, at alle bilag sendes ind rettidigt, og at momsafstemningen sker for hver periode.
Bogholderen kan med fordel opsætte en standardtjekliste:

• Alle konti afstemt mod bank og leverandører

• Momsrapport udtrukket og gennemgået

• Eventuelle afvigelser noteret og undersøgt

2. Korrekt opsætning i regnskabssystemet

Mange fejl starter i systemet. Bogholderen bør gennemgå momsopsætningen regelmæssigt:

• Er konti koblet til de rigtige momskoder?

• Er import og EU-handel konfigureret korrekt?

• Er ændringer i momssatser opdateret?

Ved at gennemføre et systemtjek én gang i kvartalet, minimeres risikoen markant.

3. Oplys kunder og medarbejdere

Fejl opstår også, når medarbejdere ikke kender momsreglerne. Bogholderen kan hjælpe ved at udarbejde små vejledninger om fx:

• Hvornår man må trække moms fra

• Hvordan kvitteringer håndteres

• Hvad der gælder for firmarejser, gaver og repræsentation

Det skaber en kultur, hvor alle tager ansvar for korrekt moms.

4. Brug teknologi aktivt

Digitale løsninger som automatisk bilagsgenkendelse og momsvalidering gør det lettere at opdage fejl. Systemer som E-conomic, Billy og Uniconta har indbyggede kontroller, der kan advare, hvis noget ser forkert ud.

Bogholderen kan opsætte disse funktioner – og derved fange fejl, før de rammer SKAT.

5. Lav en årlig momsrevision

Selvom moms afstemmes løbende, er det en god idé med et årligt kvalitetstjek. Her gennemgås momsopsætningen, tidligere fejl og eventuelle afvigelser. Det er en god investering, der sikrer, at regnskabet er 100 % compliant.

Når bogholderen tager denne proaktive rolle, bliver moms ikke længere en risikofaktor – men et område, hvor virksomheden står stærkt og sikkert.

Fejl i momsangivelsen er uundgåelige fra tid til anden, men med en kompetent bogholder ved roret bliver de hurtigt rettet og dokumenteret korrekt. Den største værdi ligger dog i forebyggelsen – i de systemer, rutiner og kontroller, der gør, at fejlen ikke sker igen. En god bogholder gør ikke bare status – de skaber tryghed og struktur i hele virksomhedens økonomi.