Transfer pricing – bogholders gennemgang af kravene

Transfer pricing er et område, mange virksomheder overser – men for SKAT er det et af de vigtigste kontrolpunkter. Reglerne handler om, hvordan koncernforbundne selskaber handler med hinanden, og hvordan priser fastsættes, så der ikke flyttes overskud på tværs af lande. For bogholderen betyder det, at transaktioner mellem søsterselskaber, moderselskaber og datterselskaber skal dokumenteres korrekt. Denne artikel gennemgår de vigtigste transfer pricing-krav, og hvordan bogholderen kan bidrage til at sikre, at virksomheden lever op til reglerne – og undgår alvorlige sanktioner og ekstra skattebetalinger.

Hvad er transfer pricing – og hvorfor er det vigtigt?

Transfer pricing handler grundlæggende om, at når to selskaber i samme koncern handler med hinanden – fx moderselskabet i Danmark og datterselskabet i Polen – skal prisen på varen eller ydelsen være “armslængdeprisen”. Det vil sige, den pris, som uafhængige parter ville have aftalt under tilsvarende forhold.

Formålet er at forhindre, at koncerner flytter overskud til lande med lavere skat. Hvis eksempelvis et dansk selskab køber ydelser fra sit datterselskab i et lavskatteland til en alt for høj pris, flyttes fortjenesten ud af Danmark – og dermed ud af det danske skatteprovenu.

For SKAT er transfer pricing derfor et kontrolredskab mod skatteunddragelse. Og for virksomheden – og især bogholderen – betyder det, at alle interne handler skal kunne forklares og dokumenteres.

Typiske transaktioner, der kræver transfer pricing-dokumentation, omfatter:

• Salg og køb af varer mellem koncernselskaber

• Interne serviceydelser (f.eks. IT, administration eller HR)

• Licensering af immaterielle rettigheder (f.eks. varemærker eller software)

• Lån og finansiering inden for koncernen

Siden 2021 har danske regler krævet, at transfer pricing-dokumentationen skal indsendes automatisk til SKATsammen med årsrapporten for selskaber, der indgår i en international koncern.

Manglende eller mangelfuld dokumentation kan føre til store bøder – op til 250.000 kr. pr. selskab pr. år, plus en tillægsbøde, hvis SKAT skønner, at priserne ikke er på armslængde.

Men transfer pricing er ikke kun et juridisk krav. Det handler også om forretningsmæssig gennemsigtighed. Når virksomheden har styr på sine interne priser, kan ledelsen bedre vurdere rentabilitet, effektivitet og performance på tværs af koncernen.

For bogholderen betyder det, at transfer pricing ikke er et teoretisk område for skatteeksperter – men et praktisk arbejdsfelt, hvor korrekt bogføring, afstemning og dokumentation spiller en afgørende rolle.

Kort sagt: Transfer pricing handler om at bevise, at virksomhedens interne transaktioner er fair, rimelige og velunderbyggede – og det starter med bogholderens arbejde.

Bogholderens rolle i dokumentation og kontrol

Selvom transfer pricing ofte udarbejdes af økonomiafdelingen eller en ekstern rådgiver, spiller bogholderen en helt central rolle i at samle og kvalitetssikre de data, dokumentationen bygger på. Uden nøjagtige og velstrukturerede regnskabsdata er det næsten umuligt at udarbejde en korrekt transfer pricing-analyse.

1. Bogholderen som datavogter

Bogholderen er den, der kender tallene bedst. De kan identificere transaktioner mellem koncernselskaber og sikre, at de bogføres korrekt på de rigtige konti. Dette gør det lettere at udtrække data, når rådgivere eller SKAT beder om dokumentation.

Det indebærer:

• At afstemme koncerninterne mellemværender.

• At sikre, at fakturaer mellem selskaber stemmer med leverede ydelser.

• At kontrollere valutakurser, betalingsterminer og interne renter.

2. Opbygning af dokumentationsgrundlag

Transfer pricing-dokumentationen består typisk af to dele:

• Master file: Overordnet dokumentation for hele koncernen (struktur, politik, økonomiske nøgletal).

• Local file: Landespecifik dokumentation, der beskriver de lokale selskabers transaktioner og prisfastsættelser.

Bogholderen hjælper med at levere nøgletal, regnskabstal, fakturalister og interne afstemninger til brug i Local file.

Ved at holde bogføringen ryddelig og systematisk sikrer bogholderen, at virksomheden hurtigt kan udarbejde dokumentationen – uden panik tæt på fristen.

3. Kvalitetskontrol af interne fakturaer

Et typisk problem opstår, når koncernselskaber fakturerer hinanden for serviceydelser. SKAT stiller høje krav til, at sådanne ydelser faktisk er leveret, og at de er rimeligt prissat. Bogholderen kan hjælpe ved at:

• Kontrollere, at beskrivelserne på fakturaer er fyldestgørende.

• Sørge for, at der findes underliggende dokumentation (fx timesedler, rapporter eller kontrakter).

• Tjekke, at faktureringen følger de aftalte politikker for fordeling og beregning.

4. Løbende intern kontrol

Transfer pricing er ikke noget, der kun tjekkes én gang om året. Bogholderen bør løbende holde øje med:

• Nye interne handler eller aftaler.

• Ændringer i forretningsmodellen.

• Nye selskaber, afdelinger eller lande.

Ved at registrere disse ændringer tidligt undgår man, at dokumentationen skal laves om bagudrettet – noget, SKAT ikke ser mildt på.

5. Samspillet med rådgiver og ledelse

Bogholderen fungerer som bindeled mellem virksomhedens daglige økonomi og den skattefaglige rådgivning. De sikrer, at rådgiverne har korrekte data – og at virksomhedens politikker faktisk bliver fulgt i praksis.
Kort sagt: Rådgiveren laver strategien, men bogholderen får den til at fungere.

Sådan opfylder virksomheden kravene i praksis

At leve op til transfer pricing-reglerne kræver samarbejde mellem ledelse, rådgivere og bogholder. Her er, hvordan det kan gøres effektivt i praksis.

1. Opret klare interne politikker

Koncernen bør have en transfer pricing-politik, der beskriver:

• Hvilke ydelser handles internt.

• Hvordan priser fastsættes (fx cost-plus, resale minus, mark-up).

• Hvordan omkostninger fordeles.

Bogholderen skal kende denne politik, så de kan sikre, at bogføringen stemmer overens med den.

2. Etabler dokumentationsrutiner

Hver gang en intern handel sker, skal der være dokumentation:

• Fakturaer

• Aftaler eller kontrakter

• Beregningsgrundlag for prisfastsættelsen

Her kan bogholderen oprette faste mapper eller digitale workflows, hvor alt arkiveres systematisk.

3. Sørg for årlig opdatering

Transfer pricing-dokumentation skal opdateres årligt – senest sammen med indleveringen af årsrapporten.
Bogholderen kan bidrage ved at:

• Udføre afstemninger af interne handler ved årets afslutning.

• Sammenligne årets interne marginer med tidligere år.

• Sikre, at ændringer i regnskabet afspejles i dokumentationen.

4. Automatisér dataindsamling

Mange virksomheder bruger Excel til transfer pricing, men automatiserede løsninger vinder frem. Bogholderen kan foreslå brug af regnskabssoftware, der gør det muligt at udtrække:

• Koncerninterne posteringer

• Intercompany-balancer

• KPI’er pr. enhed eller afdeling

Det reducerer risikoen for fejl og sparer tid ved udarbejdelsen af dokumentationen.

5. Uddan og informer internt

Ofte er udfordringen, at medarbejdere ikke forstår, hvorfor dokumentationen er vigtig. Bogholderen kan tage en rolle som intern underviser, der forklarer, hvordan reglerne fungerer – især for ledere, der indgår handler mellem selskaber.

6. Vær proaktiv over for SKAT

Hvis virksomheden bliver kontaktet af SKAT, er det vigtigt at reagere roligt og professionelt. Her kan bogholderen hjælpe med at:

• Fremskaffe dokumentationen hurtigt.

• Forklare transaktioner med konkrete bilag.

• Samarbejde åbent og konstruktivt med myndighederne.

Proaktiv transparens skaber tillid – og kan i mange tilfælde afværge en egentlig kontrolsag.

Transfer pricing kan virke komplekst, men med struktur og samarbejde bliver det håndterbart. Bogholderen spiller en afgørende rolle i at sikre, at koncernen følger reglerne, og at dokumentationen er solid. Når tallene stemmer, og dokumentationen er på plads, kan virksomheden stå stærkt – både over for SKAT og i sin egen forretningsstyring.